Zayi olan defter ve belgeler söz konusu ise ne yapılmalıdır? Aşağıda bu soruya cevap aradım.

Defter ve belgeler ticari hayatın en temel unsurlarıdır. Bu yüzden bunların belli sürelerle saklanması ve yetkililerce istenildiğinde ibraz edilmesi gerekir. Peki, defter ve/veya belgeleriniz zayi olur, çalınır veya kaybolursa ne olur? İbraz yükümlülüğünüz nasıl etkilenir? İbraz yükümlülüğünü yerine getirmemek nedeniyle ceza almamak, sorumluluktan kurtulmak için ne yapmanız gerekir? Aşağıda bu sorulara mümkün olduğunca cevap aradık. Mümkün olduğunca diyoruz, çünkü bu konuda idareler mükellefi bilgilendirecek, yönlendirecek mevzuat, rehber ve açıklama konusunda çok hasis. Bu nedenle, mümkün olduğu kadar varsa mevzuata yer verdik. Mevzuatın bulunmadığı durumlardaki açıklamalarımız şahsi görüş ve tavsiye niteliğinde.

DEFTER VE BELGELERİN İBRAZ YÜKÜMLÜLÜĞÜNE UYULMAMASININ CEZALARI ÇOK AĞIR

Ticari defter ve belgelerin, gerek Türk Ticaret Kanunu, gerekse Vergi Usul Kanununa göre belli süreler saklanma ve yetkililer tarafından istenildiğinde ibraz edilmesi zorunludur. İbraz yükümlülüğünün yerine getirilmemesi durumunda her iki mevzuatta da müeyyidelere yer verilmiştir.

Türk Ticaret Kanununun “Suçlar ve Cezalar” başlıklı 562 nci maddesinin (4) numaralı fıkrasında; bu Kanun hükümlerine göre tutulmakla veya muhafaza edilmekle yükümlü olunan defter, kayıt ve belgeler ile bunlara ilişkin bilgileri, denetime tabi tutulan gerçek veya tüzel kişiye ait olup olmadığına bakılmaksızın, 210 uncu maddenin birinci fıkrasına göre denetime yetkili olanlarca istenmesine rağmen vermeyenler veya eksik verenler ya da bu denetim elemanlarının görevlerini yapmalarını engelleyenler, fiilleri daha ağır cezayı gerektiren başka bir suç oluşturmadığı takdirde üçyüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılır, hükmü yer almaktadır. Günlük 100 lira adli para cezası uygulandığında ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmemesi cezasının alt limiti 30.000 liradan başlıyor.

Varlığı noter tasdik kayıtları veya diğer şekilde sabit olan defterlerin, vergi incelemesine yetkili kişilere ibraz edilmemesi, “gizleme” suretiyle kaçakçılık suçunu oluşturuyor. Yaptırımı ise “18 aydan 3 yıla kadar hapis” cezası (VUK. Md.359/a-2).

Defterlerin, vergi incelemesi yapmaya yetkili olanlara herhangi bir nedenle “ibraz edilmemesi”, re’sen takdir yolu ile re’sen vergi tarhını gerektirir (VUK Md.30/4).Takdir olunan matrah farkı üzerinden hesaplanan verginin de “üç katı tutarında” vergi ziyaı cezası kesilir (VUK. Md. 344/2). Ayrıca VUK mükerrer madde 355 inci madde uyarınca özel usulsüzlük cezası da var.

Vergi incelemesi dışında defter ve belge ibraz etmeme durumunda özel usulsüzlük cezası uygulanır.

Katma Değer Vergisi açısından da kaybolan defter ve belgeler indirim hakkının kaybedilmesi sonucunu doğurabilmektedir.

Dolayısıyla defter ve/veya belgelerin kaybedilmesi mükellef için kâbustur. Bu kabusu görmemek için, basiretli bir tüccar olarak defter ve belgelerinize gözünüz gibi bakmanız, korumanız gerekir. Ancak oldu ki, defter ve belgeniz kayboldu, zayi oldu veya çalındı ne yapmanız lazım? Nereye başvurulmalı, hangi belgeler temin edilmeli? Gazeteye ilan verilmeli mi?

Defter ve belgelerin mükellefin iradesi dışındaki nedenlerle elinden çıkması, zayi olması, çalınması gibi durumlar ile kaybolması durumu birbirinden farklı sonuçlar ve izlenmesi gereken farklı süreçler demektir. Ayrıca, kaybolan fatura ciltlerinin kullanılmış ve kullanılmamış olması durumu da izlenecek süreç açısından farklılık arz eder.

ZAYİ OLAN VEYA ÇALINAN DEFTER VE/VEYA BELGELER İÇİN YAPILMASI GEREKENLER

Mücbir sebeplerin varlığı mükellefi cezalardan kurtarır. Nitekim VUK’un “Mücbir sebepler” başlıklı 373’üncü maddesine göre; Vergi Usul Kanununda yazılı mücbir sebeplerden her hangi birinin vukua geldiği malum ise veya tevsik ve ispat olunursa vergi cezası kesilmez, hükmü yer almaktadır.

O halde mükellefin, defter ve belgelerinin ibraz edilmemesinin mücbir sebebe dayandığını tevsik ve ispat etmesi gerekir. VUK’un “Mücbir sebepler başlıklı 13 üncü maddesinde sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısiyle defter ve vesikalarının elinden çıkmış bulunması mücbir sebep hali olarak kabul edilmektedir. Örneğin yangın, sel, su baskını, deprem gibi nedenlerle defter ve belgelerin zayi olması durumunda mücbir sebepten bahsedilebilecektir.

BİRİNCİ ADIM: TESPİT TUTANAKLARINI TUTTURUN

İlk olarak defter ve belgelerin zayi olmasına yol açan olayla ilgili resmi tespitleri yaptırın. Örneğin, yangın çıkması sonucu defter ve belgeler yanmış ise itfaiye raporu alınması, yanmış ve okunamaz hale gelmiş defterlerle ilgili tespitlerin (nev’i, seri-sıra no, cilt adedi ve boş veya kullanılmış olma durumu)  raporda yer almasının sağlanması önem taşır. Benzer şekilde, deprem olmuşsa hasar tespit tutanağı, hırsızlık durumunda ilgili karakoldan alınacak olay yeri inceleme veya tespit tutanakları gerekir.

İKİNCİ ADIM: ASLİYE TİCARET MAHKEMESİNDEN ZAYİ BELGESİ ALIN

Sonraki ve süreye bağlı adım, aldığınız yukarıdaki tevsik edici belgelerle ZAYİ BELGESİ almak üzere defter ve belgelerin zayi olduğu işletmenin bulunduğu yer için yetkili asliye ticaret mahkemesine başvurmaktır.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu 82 nci maddesinin (7) numaralı fıkrasında bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebileceği hüküm altın alınmıştır. Bu dava hasımsız açılmaktadır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebimektedir.

Tacir, defterin kaybını öğrendiği tarihten başlayarak onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinde buna ilişkin belge verilmesini isteyebilir ve bu süre hak düşürücü süredir.[1] Hasımsız olarak görülecek bu davada, mahkemeler gerekli araştırmayı yapmak durumundadır. Mahkeme, itfaiye raporu, karakol tutanağı gibi belgeleri incelemenin yanı sıra şahit de dinleyebilmektedir.

Mahkemeye zayi belgesi için müracaat ederken, kayba yol açan olaya ilişkin delillerin (itfaiye tarafından tutulan tutanak, hasar tespit tutanağı, hırsızlık durumunda polis tarafından düzenlenecek olay yeri inceleme tutanağı ve benzeri) yanı sıra hangi defter ve belgeler için zayi belgesi istenildiğinin de belirtilmesi gerekir. Aksi takdirde, neyin zayi olduğunun tevsiki mümkün olmaz.

Çalınma olayında, kullanılmamış fatura ciltlerinin başkaları tarafından kullanılma riskine karşı, durumun uygun şekilde ilan edilmesi ve bağlı olunan vergi dairesinin bilgisine sunulması önem taşır. Vergi dairesine, çalınma olayı ile ilgili tutanaklar, çalınan fatura ciltlerinin seri ve sıra numaraları ve gazete ilanının da dilekçe ekinde sunulması gerekir.

Zayi belgesi başvurusuna ilişkin dilekçe örneği için TIKLAYINIZ.

DEFTER VE BELGELERİN KAYBOLMASI,  ZAYİ OLMA VEYA ÇALINMADAN FARKLI NİTELİKTE OLAYDIR. FARLI SÜREÇLER GEREKTİRİR.

Defter ve belgelerin mükellefin iradesi dışındaki olaylarla, basiretli bir tacir olarak tüm önlemleri almasına rağmen, zayi olması durumu ile çalınması durumlarında mücbir sebep söz konusu olabilecektir. Ancak, kaybolma şeklinde ifade edilebilecek durum farklılık arz eder.

Kaybolma durumunda, defter ve belgelerin nerede olduğu bilinmemektedir. Böyle bir duruma düşmek, basiretli bir tüccardan beklenmez ve hukuki koruma görmez. Dolayısıyla, inceleme elemanı tarafından ibrazı istenen defter veya belgelerin “Şirketi taşıdık, taşınma sırasında kaybulmuş”, “muhasebecime vermiş, geri almamış olabilirim. Muhasebecim de vefat etti.”, “şirketin temizlik elemanları atmış olabilir”, “bulamıyoruz” türü gerekçelerle ibraz edilmemesi durumunda, ibraz etmeme fiili için öngörülmüş tüm müeyyidelere hazır olmanız gerekir.

Ancak, kaybolma durumunda da olayın gerçek mahiyetinin tespiti yönünde tutanak ve işlemlerin yapılması ileride konunun ispatı açısından gereklidir. Örneğin, dağıtım yapan elemanda bulunan fatura cildi kaybolmuşsa, kaybolan fatura ile ilgili gerekli araştırmanın yapılıp yapılmadığı, ilgilinin beyanlarının tutanağa geçirilip geçirilmediği, ilgili yerlere müracaat ve ilanların yapılıp yapılmadığı gibi hususlar önem taşır. Gerçek duruma dayanan, iyi niyetli bu çabalar, en azından iyi niyetli mükellefler açısından hürriyeti tahdit edici nitelikteki cezaları önleyebilir. Danıştay Dokuzuncu Dairesi’nin aşağıdaki kararında[2] bu konunun ipuçlarını görmek mümkün;

 “Yükümlü tarafından inceleme elemanınca verilen ifadede, fatura cildinin kullanılmak üzere şoföre verildiği, kaybolması nedeniyle ibraz edilemediği belirtilmiş ise de, bu husus somut belgelerle kanıtlanamamıştır.

Ayrıca, fatura cildinin kaybolduğuna dair Vergi Dairesi’ne bilgi verildiği gibi, kaybolma olayının tespiti yoluna da gidilmediği ve incelenmek üzere ibrazının istenmesi üzerine bu hususun ileri sürüldüğü görülmüştür.

Bu nedenle yükümlünün, faturaların kaybolduğu yolundaki soyut iddiasının kabulüne imkan bulunmadığından, hasılat yazılmadığı ve kasten vergi ziyaına sebebiyet verildiği açık olan fatura tutarlarına göre saptanan matrah farkı üzerinden salınan vergi miktarına göre kaçakçılık cezası kesilmesinde kanuna aykırılık görülmediğinde, kesilen kaçakçılık cezasını kusur cezasına çeviren Vergi Mahkemesi kararında yasal isabet bulunmamaktadır.

Açıklanan nedenlerle Vergi Dairesi temyiz isteminin kabulüyle Vergi Mahkemesi kararının bozulmasına oyçokluğuyla karar verildi.”

KAYBOLAN BELGELERİN KULLANILMAMIŞ FATURA CİLTLERİ OLMASI DURUMU

Kullanılmamış fatura ciltlerinin kaybolması özellikli bir durumdur. Çünkü söz konusu faturalar düzenlenerek komisyon karşılığı satılabilir. Böyle bir durumda mükellefin sahte veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenleme ithamları ile karşı karşıya kalması söz konusu olabilir. Bu nedenle, özellikle kullanılmamış fatura ciltlerinin hangileri olduğu, sıra ve seri numaralarının ivedilikle tespiti, kaybolma olayının nasıl gerçekleştiğinin tespiti, ilgilerinin beyanları, konunun şirket yetkilerince tutanağa bağlanması, yerel bir gazetede ilan verilmesi, durumun vakit geçirmeksizin bağlı olunan vergi dairesine bildirilmesi tavsiye edilir.

ZAYİ BELGESİ MÜKELLEFİ HER DURUMDA İBRAZ YÜKÜMLÜLÜĞÜNDEN VE CEZALARDAN KURTARIR MI?

“Zayi belgesinin verildiği durumlarda, Türk Ticaret Kanunu yönünden para ve hapis cezaları uygulanmaz. Vergi Usul Kanunu yönünden de üç kat vergi ziyaı cezası uygulanmaz.” türünden yorumlar[3] yapılmasına rağmen bu yargı her zaman geçerli değildir ve çoğu kez yanıltıcıdır. Zayi belgesinin VUK kapsamında geçerli bir mücbir sebep haline tekabül edip etmediği önem taşır.

Zayi belgesi talebine ilişkin dava hasımsız olarak görülür. Bu nedenle mahkeme kararı, kesin hüküm oluşturmaz. Mücbir sebebin varlığı için de kesin kanıt değildir. Her zaman aksi iddia ve ispat edilebilir. Bu nedenle, defter ve belgelerin zayi olmasına veya elden çıkmasına yol açan olayın gerçekten ilgilinin iradesi dışında gerçekleştiğinin ve hayatın olağan akışına uygun bir gerçekleşme olduğunun ortaya konulması gerekir.

Başka bir deyişle, defter ve belgelerin zayi olduğu hususunun ispatı yetmez, iktisadi ve teknik icaplara uygun olması gerekir. Özellikle olayın vergi hukuku yönünden mücbir sebep olarak nitelendirilmesi için kaçınılmaz ve öngörülemez olmasının yanında, mükellefin ihmali ve kastının bulunmaması da gerekmektedir. Aşağıda konuya ilişkin yargı kararları özetlenmiştir.

Örneğin, akaryakıt ticari yapan davacının defter ve belgelerinin akaryakıt istasyonunun deposunda meydana gelen yangında yanmasından dolayı ibraz edilmemesi şeklindeki gerekçesine karşılık, depo harici yerler bulunmasına karşın, henüz beyanname verme süresi dahi geçmeyen 2005 yılına ait defter ve belgelerin söz konusu depoda muhafaza edilmesinin normal ve mutad bir durum olmaması, yangının defter ve belge ibraz yazısından sonra gerçekleşmesi, vergi incelemesinin gerçek bir teslime dayanmayan faturalarla ilgili olması ve defter ve belgelerin yangında zayi olduğu yönünde açık ve hukuken geçerli bir tespit bulunmaması gibi nedenlerle, defter ve belgelerin herhangi bir mücbir sebep hali bulunmaksızın ibraz edilmediğini kabul eden ve bu nedenle de yüklenilmiş vergilerden ulaşabilecek indirim hakkının varlığı kanıtlanamadığı için reddeden vergi mahkemesi kararında hukuka aykırılık bulmamıştır. [4]

Mükellef tarafından araçta yandığı iddia edilen belgelerle ilgili olarak yargı organınca[5];

İdarece defter ve belge ibraz talebinin vuku bulduğunun öğrenilmesinin hemen sonrasında muhasebeciden alınan 4 yılı ait defter ve belgelerin, mülkiyeti mükellefe ait olmayan ve piyasa değeri çok düşük olan 1983 model Murat 131 marka otomobilde taşıması sırasında çıkan yangında ön ve arka koltukta bulunan satış faturalarının bir kısmının yanmasına reğmen alış faturalarının tamamının yanması şeklindeki oluş değerlendirilmiş davacının sahte faturaların tespitini engellemek amacıyla piyasa değeri salınan vergi ve ceza miktarı ile kıyaslanmayacak derecede düşük olan ve kendisine ait olmayan bir otomobilde kasten yangın çıkardığı ve defter ve belgelerini bilerek yaktığı sonuç ve kanaatine vararak, yangına ilişkin Asliye Hukuk Mahkemesince yaptırılan bilirkişi raporu bulunmasına rağmen, herhangi bir mücbir sebep halinin bulunmaksızın defter ve belgelerini ibraz etmeyen ve gerçekten yüklenilmiş vergilerden oluşabilecek indirim hakkının varlığını kanıtlayamayan davacı adına salınan 3 kat vergi ziyaı cezalı katma değer vergisinde hukuka aykırılık görülmemiştir.

Başka bir yargı kararında[6], defter ve belgesini, muhasebecisinin alıkoyması ve vermemesi nedeniyle ibraz edemeyen davacının iddiası ve iddiasını desteklemek amacıyla sunduğu Ticaret Mahkemesi kararı incelenmiş, muhasebeci tarafından ücret alacaklarının ödenmesi istenerek davacıya keşide edilen ihtarnameye cevaben davacı tarafından gönderilen ihtarnamede, defterlerin iadesi istemine yer verilmediği hususu da dikkate alınarak, yasal defterlerin mükellefin iradesi dışında gelişen bir olay nedeniyle elinden çıktığının kanıtlanamaması üzerine, kanuni defterlerin ibrazından kaçınıldığının kabulünde hukuka aykırılık bulunmadığı, ibraz etmeme fiilinin gizleme fiili olarak değerlendirilmesi ve üç kat vergi ziyaı kesilmesi gerektiği yönünde karar verilmiştir.

Danıştay[7], Defterlerinin inceleme elemanında olduğu iddia eden ancak bu iddiasını tevsik edemeyen mükellefçe ibraz edilen bilgisayar çıktılarını kabul etmeyerek KDV indirimleri reddedilmek suretiyle tarh edilen vergi ve 3 kat cezalı tarhiyatı hukuka aykırı bulmamıştır.

Bir yargı kararında[8], incelenmek üzere istenen defter ve belgelerin, iş yerinde yapılan temizlik sırasında kaybolması gerekçesi ile sunulmaması durumu yargı organınca, ibraz yükümlülüğünün ticari icaplara aykırı düşen bir nedenle yerine getirilmediği dışında bir iddia ve kanıt sunulmaması nedeniyle yerine getirilmediğine karar verilmiştir.

SONUÇ

Defter ve belgeler mükellefin en az kasası kadar koruması gereken unsurlardır. Saklama müddeti içinde ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmemesinin müeyyideleri çok ağırdır. Bu nedenle, öncelikli husus, defter ve belgelerin özenle korunması, saklanmasıdır. İnceleme elemanlarına dahi teslim edildiğinde ayrıntılı dizi pusulası ile verilmesi gerekir.

Bütün özeninize rağmen defter ve belgeleriniz zayi olmuş, çalınmış ve kaybolmuş ise yapılabileceklere ilişkin görüş ve önerilerimizi yukarıdaki bölümlerde zikrettik.

Temennimiz, defter ve belge ibraz talebinde bulunabilecek idarelerin, bu defter ve belgelerin zayi olması, çalınması veya herhangi bir şekilde kaybolması durumunda ne tür işlemler yapılması gerektiği konusunda tacirleri, mükellefleri bilgilendirici tebliğ, rehber veya açıklamalar ile konuyu aydınlatmaları.

Dr. Hasan AYKIN

PDF Formatı

[1] Y. 11. HD. 01.07.1976, E:1976/3359, K:1976/3513

[2] Dn. 9. D.’nin, 29.12.1992 tarih ve E. 1992/2704, K. 1992/3403 sayılı Kararı.

[3] Şükrü Kızılot, “Defterlerini kaybedene kırk katır mı kırk satır mı?”, http://www.hurriyet.com.tr/defterlerini-kaybedene-kirk-katir-mi-kirk-satir-mi-25823687 (Erişim, 02.02.2017).

[4] Danıştay VDDK E.2009/59; K: 2009/397 sayı ve 03.07.2009 günlü Kararı, (Karar metni: Vergi Dünyası, Sayı:359, Temmuz 2011, s.177)

[5] Danıştay VDDK E:2009/157, K:2010/179 sayı ve 16.04.2010 günlü Karar.

[6] Danıştay VDDK, E:2009/166, K:2009/667 sayı ve 25.12.2009 günlü karar.

[7] Danıştay VDDK, E.2010/40, K:2010/262 sayı ve 25.06.2010 günlü karar.

[8] Danıştay VDDK, E:2008/707, K:2010/153 sayı ve 26.03.2010 günlü karar.

NOT: TÜM HAKLARI YAZARINA AİTTİR. Yazar adı ve vergidosyasi.com adresindeki aktif linkine yer vermek suretiyle alıntı yapılabilir. AYNEN YAYIMLANAMAZ.