Elektronik Fatura Uygulaması Nedir?

Elektronik Fatura Uygulaması, önceden  tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR standardında ve elektronik belge olarak düzenledikleri faturaları, belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısıdır.

Elektronik Fatura Uygulamasını kullanarak e-fatura düzenlemek isteyen mükellefler; yalnızca Uygulamaya kayıtlı olan kullanıcılara fatura düzenleyebilir. Aynı şekilde e-fatura almak isteyen mükellefler de yalnızca Uygulama üzerinden fatura düzenleyen mükelleflerden e-fatura alabilirler. Dolayısıyla e-fatura düzenlemek veya fatura almak isteyen mükelleflerin karşılıklı olarak uygulamaya kayıtlı olmaları gerekmektedir.

Entegrasyon testlerinin tamamlayıp uygulamadan entegrasyon yöntemi ile yararlanan mükellefler kayıtlı kullanıcıların listesine https://merkez.efatura.gov.tr/EFaturaMerkez/userList.jsp adresinden ulaşabilirler. E-Fatura entegrasyonu olmayan mükellefler bu adresten kayıtlı kullanıcılara ulaşamazlar.

Entegrasyon testlerine devam eden mükellefler ise Uygulamaya kayıtlı olan kullanıcıların listesine https://merkeztest.efatura.gov.tr/EFaturaMerkez/userList.jsp adresinden ulaşabilirler.

Elektronik Fatura Uygulamasındaki Roller

Faturaların yasal olarak elektronik ortamda oluşturulup iletilebilmesine imkân sağlayan Uygulama kapsamında 3 farklı rol vardır. Bunlar Gönderici Birim, Merkez ve Posta Kutusudur. (Bkz: Şekil-1)

Gönderici Birim, entegratör kurumun e-fatura ve sistem yanıtını oluşturan, alıcısına gönderilmek üzere Merkeze ileten, ayrıca uygulama yanıtları ve sistem yanıtlarını alan birimdir.

Merkez, entegratör kurumun oluşturup gönderdiği faturaları, uygulama yanıtlarını ve sistem yanıtlarını alıcısına ileten, Başkanlık tarafından yürütülen birimdir. Posta Kutusu, entegratör kuruma gelen faturaları ve sistem yanıtlarını alan, ayrıca sistem yanıtı ve uygulama yanıtı oluşturan birimdir.

Entegrasyon sürecinde entegratör kurum yazılımını Gönderici Birim ve Posta Kutusu Birimlerinin görevlerine uygun olarak geliştirmelidir.

Şekil-1: Elektronik Fatura Uygulaması Kapsamında Roller

Söz konusu rollerin görevleri aşağıda ilgili başlıklar altında yer almaktadır.

Elektronik Fatura Uygulamasında Gönderici Birim

Elektronik Fatura Uygulamasında Gönderici Birim; standarda uygun olarak oluşturulan elektronik fatura mesajlarının Uygulama üzerinden GİB tarafından belirlenen veri aktarım protokolüne uygun olarak ilgili alıcısına gönderilmek üzere Merkez birime iletilmesini sağlayan roldür.

Gönderici birimin rol tanımı aşağıdaki şekildedir:

• e-Faturayı ve sistem yanıtını;
  o UBL-TR Şema ve kılavuzlarına göre oluşturur,
  o Ek 3’te yer alan Yazılım Standartları ve Nesne Yapısı Kılavuzuna göre efaturaları elektronik olarak imzalar veya Mali Mühür ile onaylar,
  o Ek-1 e-Fatura Uygulaması Zarf Şema Yapısı Kılavuzuna göre zarflar. Yazılım  Standartları ve Nesne Yapısı Kılavuzuna göre Merkeze iletir.
  o Yasal süreler boyunca saklar,
• Merkez’den gelen uygulama yanıtını ve sistem yanıtını;
  o Alır,
  o Veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu
  denetler,
  o İşler,
  o Elektronik imza veya Mali Mühür doğrulaması yapar,
  o Saklar.

Gönderici Birim kendisine, fatura yollandıktan sekiz gün sonra gelen uygulama yanıtlarını kabul etmemelidir.

Gönderici Birim tarafından oluşturulan belgeler, öngörülen şemalara, şema kurallarına, diğer veri kurallarına ve standartlara uygun olmak zorundadır. Ayrıca Gönderici Birim, uygulama ile ilgili her adımda loglama yapmak zorundadır.

Gönderici Birim; gönderilen her faturanın gönderen tarafından güvenli saklama yükümlülüğü olması dolayısıyla, mutlaka felaketten kurtarma mekanizmalarına sahip olması gerekmektedir. Ayrıca giden-gelen mesajları takip edebilmesi ve alabilmesi için sistemin her an (7×24) çalışır durumda olması gereklidir. Bunun için gönderici birim aynı zamanda iş sürekliliğini de sağlamalıdır.

Elektronik Fatura Uygulamasında Posta Kutusu

Posta Kutusu, kullanıcıların kendilerine gönderilen e-fatura mesajlarını, Uygulama
üzerinden veri aktarım protokolüne uygun olarak almalarını sağlayan roldür. Posta
Kutusunun rol tanımı aşağıdaki şekildedir:

• Merkez üzerinden gelen elektronik faturayı ve sistem yanıtını;
  o Alır, Merkez imza doğrulaması yapmamaktadır. İmza doğrulamasının gönderici birim tarafından yapılması gerekmektedir.
  o Elektronik imza veya Mali Mühür doğrulaması yapar,
  o Fatura ve sistem yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri
  kurallarına uygunluğunu denetler,
  o İşler,
  o Saklar.
• Uygulama yanıtını ve sistem yanıtını;
  o UBL-TR Şema ve kılavuzlarına göre oluşturur,
  o Uygulama yanıtını Yazılım Standartları ve Nesne Yapısı Kılavuzuna göre Elektronik olarak imzalar veya Mali Mühür ile onaylar,
  o Ek-1 e-Fatura Uygulaması Zarf Şema Yapısı Kılavuzuna göre zarflar.
  o Ek 3’te yer alan Yazılım Standartları ve Nesne Yapısı Kılavuzuna göre Merkeze iletir. Yasal süreler boyunca saklar,

Posta kutusu uygulama yanıtını faturayı aldıktan sonra sekiz gün içerisinde göndericiye yollamalıdır. Uyguluma yanıtının fatura alındıktan sekiz gün sonra dönülmesi engellenmelidir.

Posta Kutusu tarafından oluşturulan belgeler, öngörülen şemalara, şema kurallarına, diğer veri kurallarına ve standartlara uygun olmak zorundadır. Ayrıca Posta Kutusu, uygulama ile ilgili her adımda loglama yapmak zorundadır.

Posta Kutusu; alınan her faturanın alıcı tarafından güvenli saklama yükümlülüğü olması dolayısıyla, mutlaka felaketten kurtarma mekanizmalarına sahip olması gerekmektedir. Ayrıca giden-gelen mesajları takip edebilmesi ve alabilmesi için sistemin her an (7×24) çalışır durumda olması gereklidir. Bunun için posta kutusu aynı zamanda iş sürekliliğini de sağlamalıdır.

Merkez imza doğrulaması yapmamaktadır. İmza doğrulamasının posta kutusu birimi tarafından yapılması gerekmektedir.

Elektronik Fatura Uygulamasında Merkez

Faturaların elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik olarak imzalanması veya Mali Mühür ile onaylanması, saklanması, iletilmesi ile fatura bilgilerinin veri standartları ve formatına uygun biçimde aktarılması ve muhatabı tarafından alınmasına ilişkin belirlenen usul ve esasları uygular ve denetler. Merkezin rol tanımı ve
sorumlulukları şu şekildedir:

• Veri aktarımında kullanılacak Veri Aktarım Protokolünün tasarımını yapar.
• Veri Aktarım Protokolü ile tanımlanan sistemin sunucu tarafının teknik altyapısının hazırlanmasından ve gerçekleştirilmesinden, iletişim protokolünde meydana gelebilecek değişikliklerin sunucu tarafına yansıtılmasından ve sunucu tarafının yönetiminden sorumludur.
• Kendisine gelen e-faturayı ve uygulama yanıtını;
  o Alır,
  o Fatura ve uygulama yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri
  kurallarına uygunluğunu denetler,
  o İşler,
  o Gönderen adrese sistem yanıtı oluşturur ve iletir.
  o Eğer işleme başarılı ise ilgili alıcının adresine iletir.
• Kendisine gelen sistem yanıtını;
  o Alır,
  o Sistem yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler,
  o İşler,
  o Eğer işleme başarılı ise ilgili alıcının adresine iletir.
   Merkez, uygulama ile ilgili loglama yapar.

Kaynak:

GİB, e-Fatura Uygulaması (Entegrasyon Kılavuzu) Ekim 2017 Versiyon : 1.8, http://www.efatura.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-faturaUygulamasiEntegrasyonKilavuzu-v1.8.pdf