Dr. Hasan AYKIN

1.GİRİŞ

Ticaret hayatında ve vergi uygulamalarında defter ve belgeler hayati önemi haizdir. Defter ve belgeler bir yandan ticari hayatta delil niteliği taşırken, diğer yandan hem vergisel hem de sosyal güvenlik yükümlülükleri açısından da ödenmesi gereken verginin ve sigorta primlerinin doğruluğunu tespit için temel araçlar arasında yer alır. Bunun içindir ki, tutulacak defterler ve düzenlenecek belgelerin nevi ile bunların ne kadar süre ile muhafaza ve ibraz edileceği hususu ayrıntılı bir şekilde düzenlenmiştir. Defter ve belge saklama ve ibraz zorunluluğuna aykırı davranışlar da ağır müeyyidelere bağlanmıştır.

Defter ve belgelerin muhafaza ve ibrazına ilişkin Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve Sosyal Güvenlik Mevzuatında süreler tayin edilmiştir.

Yukarıda sayılan üç farklı mevzuat dışında, aklama ile mücadele mevzuatı ile yükümlü olarak belirlenmiş geniş bir kitle için de farklı bir muhafaza ve ibraz yükümlülüğü söz konusudur.  Dolayısıyla dört farklı mevzuatta üç farklı defter ve belge muhafaza ve ibraz süresi söz konusudur.

2.VERGİ USUL KANUNUNA GÖRE DEFTER VE BELGELERİN MUHAFAZA VE İBRAZ SÜRESİ: BEŞ YIL

Defter ve belgelerin saklanma ve ibraz yükümlülüğüne ilişkin olarak Vergi Usul Kanununda düzenleme söz konusudur. Vergi Usul Kanununun 253 üncü maddesinde, Vergi Usul Kanununa göre defter tutmak mecburiyetinde olanların, tuttukları defterlerle Kanunun üçüncü kısmında yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak BEŞ yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdur oldukları hüküm altına alınmıştır.  Özel hesap dönemine tabi mükelleflerin defter ve belgeleri muhafaza süreleri, özel hesap döneminin sona erdiği takvim yılını izleyen yıldan itibaren beş yıldır. VUK 256 ncı maddesine göre ise mükellefler, muhafaza yükümlüğü altında olan defter ve belgeleri yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar.

Burada saklama yükümlülüğünün takip eden takvim yılı başından başladığı hususuna dikkat etmek gerekir. Ayrıca, yıllara sari inşaat ve onarım işleri, geçmiş yıl zararları, amortisman uygulamalarından kaynaklı olarak tarh zamanaşımının uzamasına bağlı olarak bu işlemlere ilişkin defter ve belgelerin muhafaza ve ibraz süreleri de uzamaktadır. Defter ve belge muhafaza süresinde bu ve benzeri özellikli durumların da dikkate alınması gerekir.

3.TÜRK TİCARET KANUNUNA GÖRE DEFTER VE BELGELERİN MUHAFAZA VE İBRAZ SÜRESİ: ON YIL

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunun “Belgelerin saklanması, saklama süresi” başlıklı 82 nci maddesinde her tacirin;

• Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini,
• Alınan ticari mektupları,
• Gönderilen ticari mektupların suretlerini,
• 64 üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan kayıtların dayandığı belgeleri,

sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlü oldukları hüküm altına alınmıştır.

Maddenin (5) numaralı fıkrası uyarınca söz konusu belgelerin saklanma süresi ON YILDIR.

Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlamaktadır.

4.SGK MEVZUATINA GÖRE DEFTER VE BELGELERİ SAKLAMA VE İBRAZ SÜRESİ: ON YIL

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 59 uncu maddesine göre, “İşverenler ve sigortalılar ile işyeri sahipleri, tasfiye ve iflâs idaresinin memurları, işle ilgili gerçek ve tüzel kişiler, Kurum’un denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurlarına bilgi verilmek üzere çağrıldıkları zaman gelmek, gerekli olan defter, belge ve delilleri getirip göstermek ve vermek, görevlerini yapmak için her türlü kolaylığı sağlamak ve bu yoldaki isteklerini geciktirmeksizin yerine getirmekle yükümlüdürler.” Anılan Kanunun 86 ncı maddesine göre ise “İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.”

SGK mevzuatına göre saklama ve ibraz süresi daha önce beş yıl idi. Bu nedenle, 30.09.2008 tarihine kadar olan döneme ilişkin işyeri defter, kayıt ve belgelerinin saklanma süresi 5 yıl, 01.10.2008 tarihinden itibaren ise özel işyerleri için 10 yıl, kamu idareleri için 30 yıl olarak uygulanmaktadır.

5.AKLAMA İLE MÜCADELE MEVZUATINA GÖRE DEFTER VE BELGELERİ SAKLAMA VE İBRAZ SÜRESİ: SEKİZ YIL

Aklama ve mücadele mevzuatına göre saklama ve ibraz yükümlülüğü sadece yükümlüleri kapsamaktadır. Bu mevzuat kapsamında öncelikle yükümlü kapsamına girilip girilmediği hususunun teyidi gerekir. Bu nedenle önce aşağıda kimlerin yükümlü olduğu bilgisi verilecektir. Aşağıda yükümlü listesi incelendiğinde önemli sayıda mükellefi kapsadığı görülecektir.

5.1.KİMLER YÜKÜMLÜDÜR?

Suç gelirlerinin aklanması ile daha etkin mücadele edilebilmesi ve mali sistemin suçlular tarafından kullanılmasının engellenebilmesi için, gerek uluslararası alanda gerekse iç hukukta finansal kuruluşlara ve diğer bazı meslek gruplarına yönelik bir takım yükümlülükler getirilmiştir.

5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanunun 2/d maddesi ile bankacılık, sigortacılık, bireysel emeklilik, sermaye piyasaları, ödünç para verme ve diğer finansal hizmetler ile posta ve taşımacılık, talih ve bahis oyunları alanında faaliyet gösterenler; döviz, taşınmaz, değerli taş ve maden, mücevher, nakil vasıtası, iş makinesi, tarihi eser, sanat eseri ve antika ticareti ile iştigal edenler veya bu faaliyetlere aracılık edenler ile noterler, spor kulüpleri 5549 sayılı Kanunun uygulanmasında yükümlü sayılmış, sayılanlar dışında kalan iş ve meslek sahiplerinin yükümlü yapılabilmesi için de Bakanlar Kuruluna yetki verilmiştir.

Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesine Dair Tedbirler Hakkında Yönetmeliğe göre yükümlü, aşağıda sayılanlar ile bunların şube, acente, temsilci ve ticari vekilleri ile benzeri bağlı birimleridir:

• Bankalar dışında banka kartı veya kredi kartı düzenleme yetkisini haiz kuruluşlar.
• Kambiyo mevzuatında belirtilen yetkili müesseseler.
• Ödünç para verme işleri hakkındaki mevzuat kapsamındaki ikrazatçılar, finansman ve faktoring şirketleri.
• Sermaye piyasası aracı kurumları, vadeli işlemler aracılık şirketleri ve portföy yönetim şirketleri.
• Yatırım fonu yöneticileri.
• Yatırım ortaklıkları..
• Sigorta, reasürans ve emeklilik şirketleri ile sigorta ve reasürans brokerleri.
• Finansal kiralama şirketleri.
• Sermaye piyasası mevzuatı çerçevesinde takas ve saklama hizmeti veren kuruluşlar.
• Saklama hizmeti ile sinirli olmak üzere İstanbul Altın Borsası Başkanlığı.
• Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü ile kargo şirketleri.
• Varlık yönetim şirketleri.
• Kıymetli maden, tas veya mücevher alım satımı yapanlar.
• Cumhuriyet altın sikkeleri ile Cumhuriyet ziynet altınlarını basma faaliyeti ile sınırlı olmak üzere Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğü.
• Kıymetli madenler borsası aracı kuruluşları.
• Ticaret amacıyla taşınmaz alım satımıyla uğraşanlar ile bu işlemlere aracılık edenler.
• Is makineleri dâhil her türlü deniz, hava ve kara nakil vasıtalarının alım satımı ile uğraşanlar.
• Tarihi eser, antika ve sanat eseri alım satımı ile uğraşanlar veya bunların müzayedeciliğini yapanlar.
• Milli Piyango İdaresi Genel Müdürlüğü, Türkiye Jokey Kulübü ve Spor Toto Teşkilat Başkanlığı dâhil talih ve bahis oyunlari alaninda faaliyet gösterenler.
• Spor kulüpleri.
• Savunma hakkı bakımından diğer kanun hükümlerine aykırı olmamak kaydıyla 1136 sayılı Avukatlık Kanununun 35 inci maddesinin ikinci fıkrası kapsamındaki işlerden taşınmaz alım satımı, şirket, vakıf ve dernek kurulması, idaresi ve devredilmesi gibi işlerle sınırlı olmak üzere serbest avukatlar.
• Bir işverene bağlı olmaksızın çalışan serbest muhasebeci ve serbest muhasebeci mali müşavirler ile yeminli mali müşavirler.
• Finansal piyasalarda denetim yapmakla yetkili bağımsız denetim kuruluşları

5.2.YÜKÜMLÜLERİN MUHAFAZA VE İBRAZ YÜKÜMLÜLÜĞÜ

Yükümlü olarak belirlenen kurum, kuruluş veya kişiler aklama ile mücadele mevzuatına göre birtakım ilave yükümlülükler altına alınmıştır. Bu yükümlülüklerden birisi de “Muhafaza ve İbraz” yükümlülüğüdür.

Yükümlüler 5549 sayılı Kanununun 8 inci maddesi gereğince Kanunla getirilen yükümlülüklere ve işlemlerine ilişkin her türlü ortamdaki; belgeleri düzenleme tarihinden, defter ve kayıtları son kayıt tarihinden, kimlik tespitine ilişkin belgeleri ise son işlem tarihinden itibaren sekiz yıl süreyle muhafaza ve istenmesi halinde yetkililere ibraz etmekle yükümlüdür. Başkanlığa yapılan şüpheli işlem bildirimine veya uyum görevlisine yapılan dahili bildirimlere yönelik belge ve kayıtlar, bildirime ek yapılan belgeler, uyum görevlilerince bildirimde bulunmama kararı verilen şüpheli işlemlere ilişkin yazılı gerekçeler, muhafaza ve ibraz yükümlülüğü kapsamındadır.

Muhafaza ve ibraz süresi sekiz yıl olarak belirlenmiş olmakla birlikte, sürenin başlama tarihine dikkat etmek gerekir. Yükümlü nezdindeki hesaplarla ilgili kimlik tespitine ilişkin belgelerin muhafaza süresinin başlangıç tarihi hesabın kapatıldığı tarihtir. Bu haliyle saklama ve ibraz süresi çok uzamakta, her bir kişi ve hesap bazında farklılaşmakta, yükümlülüğün takibini güçleştirmektedir.

6.SONUÇ 

Ticari hayatın en önemli tevsik aracı olan defter ve belgelerin saklama ve muhafazası için farklı mevzuatlarda farklı süreler öngörülmüş olması, bu konuda yükümlü kılınanlar açısından kafa karışıklığına yol açan bir unsurdur. Bu nedenle, mevzuatlar arasında uyumu sağlayacak bir çalışmanın faydalı olacağını düşünmekteyiz.

19.01.2017

Güncelleme: 24.07.2017

NOT: Bu yazının tüm hakları yazarına aittir. Yazar adı ve www.vergidosyasi.com adresi referans verilmek suretiyle alıntı yapılabilir. AYNEN YAYIMLANAMAZ.