Yevmiye defterinin tanımı:

Yevmiye Defteri Vergi Usul Kanununun 183 üncü maddesinde tanımlanmıştır. Buna göre;

Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi icabeden muamelelerin tarih sırasiyle ve madde halinde tertipli olarak yazıldığı defterdir.

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğe göre yevmiye defteri: Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin ilgili belge veya ispata dayanan evraktan çıkarılarak tarih sırasıyla ve “madde” halinde düzenli olarak yazıldığı defterdir.

Yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:

a) Madde sıra numarası,

b) Tarih,

c) Borçlu hesap,

ç) Alacaklı hesap,

d) Tutar,

e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları.

Yevmiye defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur; vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik yapraklı defterler de kullanılabilir.

Yevmiye Defterinin Notere Onaylattırılması: Açılış ve Kapanış Onayları

Yevmiye defterinin kullanılmadan önce notere tasdik ettirilmesi gerekir. Tasdik ettirilmeden tutulan yevmiye defteri kanunen geçerli sayılmaz. Özellikle indirilicek katma değer vergilerinin reddi sonucunu doğurması açısından önemli mali sonuçlar doğurabilir. Türk Ticaret Kanununa göre delil olma özelliğini de yitirir.

Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmamaktadır.

Yevmiye Defterinin Açılış Onayı

Muhasebe kayıtlarını bilgisayar aracılığı ile tutan işletmeler bilgisayar kağıtlarını defter olarak tasdik ettirmek durumundadır. Fiziki ortamda tutulan yevmiye defterinin açılış onayı kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce yaptırılır.

Yevmiye defterinin açılış onayının her hesap dönemi için yapılır. Yevmiye defterinin açılış onayı, kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noterde yaptırılmak zorundadır. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili esnasında yevmiye defterinin açılış onayı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da yapılabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hallerde noterce ticaret sicili tasdiknamesi noterce aranmak zorunludur.

Yevmiye defterinin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olunması durumunda, yeni yevmiye defteri kullanılmaya başlanmadan önce açılış onayı yaptırılmalıdır.

Açılış onayı defterin ilk sayfasına yazılır ve aşağıdaki bilgileri içerir:

• Defter sahibinin; gerçek kişilerde adı soyadı, tüzel kişilerde unvanı,
• Defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi),
• İşletmenin merkezi,
• MERSİS numarası,
• Şirketin faaliyet konusu,
• Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı,
• Defterin türü,
• Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu,
• Defterin kullanılacağı hesap dönemi,
• Onay tarihi,
• Onayı yapan makamın resmi mühür ve imzası.

Yevmiye Defterinde Onay Yenileme

Yeterli yaprakları bulunan yevmiye defteri, yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir. Onay yenilemede defterlerin türü değiştirilemez.

Yevmiye defterinde son kaydın altına yazılacak “Görülmüştür” ibaresinin yanında onay yenileme kısmında aşağıdaki bilgilere de yer verilmek zorundadır:

• Açılış onayında bulunması gerektiği hüküm altına alınan hususlarda bir değişiklik olmuşsa bu değişiklikler,
• Defterin kalan sayfa adedi,
• Kullanılmaya devam edileceği hesap dönemi,
• Onay tarihi,
• Onay makamının resmi mühür ve imzası.
• Onay yenileme işleminde defterlerin kalan sayfalarının tekrar mühürlenmesine ve sıra numarası verilmesine gerek yoktur.

Yevmiye Defterinin Kapanış Onayı

Yevmiye defteri kapanış onayı, izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere yaptırılmak zorundadır.

Kapanış onayı, son kaydın altına noterce ”Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onay suretiyle gerçekleştirilir.

İŞLEMLERİN YEVMİYE DEFTERİNE KAYIT SÜRESİ

Vergi Usul Kanununun 219 uncu maddesi uyarınca, muhasebe işlemlerinin defterlere günü gününe kaydedilmesi esas olmakla birlikte en geç 10 gün içinde deftere kayıt yapılmalıdır. Muhasebe kayıtlarını, muhasebe fişlerine dayanarak yürüten işletmelerde en geç 45 gün içinde deftere kayıt yapılmalıdır.

YEVMİYE DEFTERİNİN SAKLANMA VE İBRAZ SÜRESİ

Yevmiye defteri, Türk Ticaret Kanunu’na göre ait olduğu yıldan başlayarak 10 yıl, Vergi Usul Kanunu’na göre izleyen yıldan başlayarak 5 yıl süre ile saklanmalıdır. On yıllık saklama süresi, yevmiye defterine son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.

Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri mahfuz kalmak kaydıyla, yevmiye defterine yapılan kayıtların dayandığı belgeler, okunur hale getirildiklerinde içerik olarak örtüşmeleri, saklama süresi boyunca her an ulaşılabilmeleri ve uygun bir süre içerisinde okunabilir hale getirilebilmeleri şartıyla görüntü veya veri taşıyıcılarda da saklanabilir.