Vergi Usul Kanununun defter ve belge muhafaza (saklama) ve ibraz yükümlülüğü elektronik defter ve belgeler için de geçerlidir.

Defter ve belgelerin saklanma ve ibraz yükümlülüğüne ilişkin olarak Vergi Usul Kanununda düzenleme söz konusudur. Vergi Usul Kanununun 253 üncü maddesinde, Vergi Usul Kanununa göre defter tutmak mecburiyetinde olanların, tuttukları defterlerle Kanunun üçüncü kısmında yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak BEŞ yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdur oldukları hüküm altına alınmıştır.  Özel hesap dönemine tabi mükelleflerin defter ve belgeleri muhafaza süreleri, özel hesap döneminin sona erdiği takvim yılını izleyen yıldan itibaren beş yıldır. VUK 256 ncı maddesine göre ise mükellefler, muhafaza yükümlüğü altında olan defter ve belgeleri yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar.

E-deftler ve diğer belgelerin saklanma ortam ve şeklinde farklılıklar söz konusu olmaktadır. 

Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilerek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. 

E-Defter Beratı: Elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış dosyadır.

Elektronik Defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kağıt ortamında saklanmayacaktır.

Defterlerini elektronik ortamda tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, TTK ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dahilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik ve optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri (elektronik imza ve mali mühür değerleri dahil), veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterler istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburidir. Üçüncü kişiler nezdinde veya yurtdışında muhafaza işlemi GİB açısından bir hüküm ifade etmez. Muhafaza yükümlülüğü T.C. Sınırları içinde veya T.C. Kanunlarının geçerli olduğu yerde yerine getirilmesi zorunludur.

24.11.2017

vergidosyasi.com