Elektronik defter parça ve berat dosyalarının numara ve harflerle isimlendirildiğini görürsünüz. Aslında bu isimlendirme rastgele yapılmış değildir. Her bir harf ve rakamın bir anlamı vardır.

Defter parçaları ve berat isimlerinin kendine özgü kurallı bir yapısı bulunmaktadır. Defter ve beratlar üzerinden işlem yapan tüm programlar bu dosyaları bulurken bu belirli isim yapısı üzerinden yola çıkmaktadır. Zip veya xml uzantılı olmakla beraber bazı defter parçaları ve beratlar mükellefler tarafından yanlış isimlendirilmiş olabilir. Bu durumda defter üzerinde işlem yapan programlar defter parçası veya beratları göremeyebilir veya çeşitli hatalar üretebilir.(1) Bu nedenle elektronik defter parçaları ile beratların dosya uzantılarının değiştirilmemesi gerekir.

Elektronik defter parçaları ile beratlarının isimlendirme sistematiği ve bu isimlendirmenin ne anlama geldiği aşağıdaki tabloda sunulmuştur:

Tablo: Elektronik Defter (E-defter) Parçaları ile Berat Dosyalarının isim uzantısında yer alan rakam ve karakterlerin anlamı