Muhasebe Fişi Nedir?

Muhasebe fişi; muhasebe işlemlerinin yevmiye defterine yazılmadan önce kaydedildiği, yetkili kişiler tarafından imzalandığı ve yevmiye bilgilerini içeren fiş olarak tanımlanmaktadır. Başka bir tanımla Muhasebe fişi, yevmiye defterine kaydedilecek muhasebe maddesinin yevmiye defterine kaydından önce bir taslağının hazırlanarak bir üst makama doğruluğu onaylatılmak üzere hazırlanan bir belgedir.

Muhasebe işlemleri yevmiye defterine doğrudan kaydedilebileceği gibi muhasebe fişleri yardımı ile de kayıt yapılabilmektedir. Muhasebe fişi kullanılarak muhasebe ve defter kaydı süreçlerinin yürütüldüğü işletmelerde, işlemler önce belgelere dayanarak muhasebe fişine, buradan da yevmiye defterine kaydedilmektedir. Muhasebe fişlerine konu muamelelerin 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 219 uncu maddesinde yer alan hükümler uyarınca, en geç 45 gün içinde bu fişlerden yararlanılarak yevmiye defterine kayıtlarının yapılması gerekmektedir.

Muhasebe programlarında, muhasebe fişleri elektronik ortamda oluşturulur. Çıktısı alınan muhasebe fişine, kayda ilişkin belgeler eklenerek dosyalanır. Muhasebe fişinin alt bölümünde düzenleyen ve kontrol edenin (onaylayanın) imza bölümleri bulunur.

Muhasebe fişlerinin kullanımı zorunlu değildir ve standart bir şekli yoktur. Genellikle büyük işletmeler tarafından kullanılır.

Muhasebe fişleri;  Kayıtların kontrolünü sağlama, kayıtlarda düzen sağlama, yanlış kayıt yapmayı önleme, aynı nitelikteki işlemleri toplu olarak kaydetme gibi faydalar sağlar.

Muhasebe Fişi Türleri

Muhasebe fişleri esas olarak üçe ayrılır:

1- Kasa tahsil fişi

2- Kasa tediye (ödeme) fişi

3- Mahsup fişi

Kasa Tahsil Fişi:

Kasa tahsil fişi, işletme kasasına giren paraların nerelerden, hangi nedenlerle alındığını ve hangi hesaplara alacak kaydedileceğini gösteren bir muhasebe fişidir. Kasa tahsil fişi, kasaya para girişlerinde kullanılır. Bu nedenle, kasa tahsil fişinde borçlu hesap her zaman kasa hesabıdır. Karşılığına alacaklı hesap yazılır. Bir başka ifadeyle tahsil fişi kasa hesabı borçlu durumda olacağı zaman kullanılır.

Kasa Tahsil Fişleri birbirini takip eden sıra numarası ile düzenlenir. Fişi düzenleyen işletmenin adı, ünvanı, fişin düzenlenme tarihi, numarası, alacaklı hesap, işlemin açıklaması ve tutarı, fişleri düzenleyenin imzası yer alır.

Kasa tahsil fişi örnekleri:

Kasa Tediye (Ödeme) Fişi:

Kasa tediye fişi, işletmenin kasasından çıkan paraların ödenme nedenini ve borç kaydedileceği hesapları gösteren muhasebe fişidir. Kasa tediye fişi, kasadan para çıkışı durumunda kullanılır. Kasa tediye fişinde alacaklı hesap her zaman kasa hesabıdır. Karşılığında ilgili alacaklı hesaplara yer verilir.

Kasa Tediye Fişleri birbirini takip eden sıra numarası ile düzenlenir. Fişi düzenleyen işletmenin adı, ünvanı, fişin düzenlenme tarihi, numarası, alacaklı hesap, işlemin açıklaması ve tutarı, fişleri düzenleyenin imzası yer alır.

Kasa Tediye Fişi örnekleri:

Mahsup Fişi:

Kasa hesabını ilgilendirmeyen işlemler için kullanılır. Kasaya giriş ve çıkış olmayacak şekildeki işlemler için kullanılır. Mahsup fişinde borçlu ve alacaklı hesaplar için iki bölüm bulunur. Bu bölümlerde, borçlu ve alacaklı hesapların kodu, adı ve tutarlarına yer verilir.

Mahsup fişleri birbirini takip eden sıra ile düzenlenirler. Fişi düzenleyen işletmenin adı, ünvanı, fişin düzenlenme tarihi ve numarası, borçlu ve alacaklı hesaplar ve bunların tutarları, işlemin açıklaması, fişi düzenleyenin ve kontrol edenin imzaları yer alır.

Mahsup Fişi Örnekleri:

E-Defter Uygulamasına Dahil Mükelleflerde Muhasebe Fişleri- Elektronik Muhasebe Fişi

e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından her bir belgeye ait yevmiye maddesi için düzenlenmesi gereken muhasebe fişlerinde asgari olarak bulunması zorunlu bilgiler aşağıdaki tabloda yer almaktadır:

• Bilgi
• Mükellefin Adı/Soyadı veya Unvanı ile VKN veya TCKN’si
• Fişin Türü (Tahsil/Tediye/Mahsup)
• Fişin Düzenleme Tarihi (Gün/Ay/Yıl)
• Fişin Düzenleme Zamanı (Saat ve Dakika)
• Fişin Numarası (Müteselsil sıra numaralı olarak takip edilmelidir)
• Fişin Ait Olduğu Yevmiye Madde Numarası
• Borçlu Hesabın Kodu (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Koduyla birlikte)
• Borçlu Hesabın Adı (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Adıyla birlikte)
• Borçlu Hesabın Tutarı
• Alacaklı Hesabın Kodu (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Koduyla birlikte)
• Alacaklı Hesabın Adı (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Adıyla birlikte)
• Alacaklı Hesabın Tutarı
• Fişin Borç Toplamı
• Fişin Alacak Toplamı
• Fişin Sayfa Numarası (İlgili Sayfa No / Toplam Sayfa No şeklinde)
• Alacaklı ve Borçlu Hesaplar Bazında Açıklama
• Fişi Onaylayanın Adı Soyadı – İmzası

Muhasebe Fişlerinin Elektronik Dosya Formatı ve Onaylanması

Yukarıdaki bölümde belirtilen zorunlu bilgileri barındıran elektronik ortamdaki muhasebe fişlerinin, genel tanınırlığa sahip ve bir veri tabanı dosyası (table) olarak kullanılabilecek standart belge formatında (xml, pdf içi xml, pdf, txt, csv, json vb.) olması gerekmektedir.

Bilgisayarlı muhasebe programlarında düzenlenip, genel tanınırlığa sahip belge formatına dönüştürülen, kağıt çıktısı alınmadan muhafaza ve ibraz edilmek istenen fişler, (1) numaralı fıkrada belirtilen standart belge formatlarına uygun olmak koşuluyla, elektronik ortamda düzenlenmiş olarak kabul edilecektir.

Elektronik muhasebe fişlerinin, defter kayıtlarının mükellefle düzenlenen aracılık ve sorumluluk sözleşmelerine istinaden serbest muhasebeci mali müşavirler tarafından gerçekleştirildiği durumlarda serbest muhasebeci mali müşavire ait NES veya Mali Mühürle, mükellefin kendisi veya işletmesinde istihdam ettiği serbest muhasebeci mali müşavir unvanına haiz meslek mensubu tarafından gerçekleştirildiği durumlarda ise mükellefin kendisi veya işletme bünyesinde istihdam ettiği serbest muhasebeci mali müşavire ait NES veya Mali Mühürle zaman damgalı şekilde imzalanarak onaylanması ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi gerekmektedir.

Elektronik muhasebe fişlerinin düzenlenmesi ve bu fişlere konu muamelelerin defterlere kayıtlarının yapılmasında 213 sayılı Kanunun “Kayıt zamanı” başlıklı 219’uncu maddesinde yer alan hükümler başta olmak üzere gerek 213 sayılı Kanunun diğer maddeleri gerekse ilgili mevzuatlarında belirlenen hükümlere uyulması gerektiği tabiidir.

Her bir muhasebe fişinin ayrı ayrı olarak onaylanması esas olmakla birlikte aynı tarihe ait muhasebe fişlerinin aynı elektronik dosya içinde topluca elektronik ortamda NES veya Mali Mühür ile zaman damgalı olarak onaylanması da mümkündür.

Elektronik Muhasebe Fişi Kılavuzu İçin TIKLAYINIZ.

Hasan AYKIN

Vergidosyasi.com